Pourquoi un stockage en ligne professionnel ?

Le stockage en ligne est un outil bien pratique pour les particuliers dans la vie de tous les jours, mais qu’en est-il des données d’entreprises ?

Dans le cadre professionnel, plusieurs spécificités entrent en jeu et doivent être prises en compte. 

  • Multi-utilisateurs. Une des particularités du stockage cloud professionnel est qu’il doit permettre de gérer plusieurs personnes : salariés, gérants, associés, etc. La question des droits de chaque utilisateur entre alors en jeu, car chaque personne ne doit pas nécessairement avoir accès à tous les fichiers de l’entreprise.
  • Partage de fichiers pratique et configurable. Le partage de fichiers en entreprise nécessite plus de fonctionnalités qu’entre particuliers. Des statistiques sur le nombre de fichiers, la mise en place de mots de passe pour la sécurité d’un lien de partage, ou encore une mise en page professionnelle aux couleurs de l’entreprise sont des plus indéniables, si non indispensable.

Quelle différence avec la sauvegarde en ligne ?

Attention à ne pas confondre la sauvegarde en ligne et le stockage en ligne.

Stockage cloud en entreprise

Ce qu’on appelle aujourd’hui le stockage en ligne ou stockage cloud vise à centraliser un ensemble de données afin d’y accéder depuis des appareils différents (ordinateurs ou appareils mobiles).

En entreprise, cela a du sens car alors un même fichier doit pouvoir être accessible à plusieurs personnes. Sans un système de synchronisation des fichiers tel que celui offert par les stockages cloud, ce type de partage de données devient vite un calvaire. S’envoyer chaque version d’un fichier par mail est malheureusement trop courant, et mène naturellement souvent à des erreurs coûteuses à corriger.

Utiliser le cloud pour permettre un accès facile et contrôlé à toutes les données d’entreprise est un gain indéniable.

Cela rend aussi le partage de fichiers avec des personnes extérieures à l’entreprise (clients ou autres) beaucoup plus facile.

Sauvegarde cloud en entreprise

La sauvegarde en ligne (ou backup cloud) a avant tout pour objectif de conserver l’état des données de l’entreprise afin de répondre à une perte accidentelle.

Panne, destruction ou vol de matériel informatique sont des choses qui arrivent en entreprise, et la perte des données stockées peut se révéler catastrophique. Même une simple erreur de manipulation peut entraîner la destruction de données importantes.

Les outils de sauvegarde prennent des photographies de l’ensemble des données d’un ordinateur pour pouvoir à tout moment restaurer les données souhaitées. Ce type d’outil permet de sauver facilement des situations très compliquées.

Dans cet article, nous nous intéressons avant tout au stockage en ligne pour les entreprises.

Les spécificités du stockage en ligne professionnel

Ajouts et gestion d’utilisateurs

La gestion des utilisateurs est un problème important du stockage en ligne professionnel.

Le nombre d’utilisateurs associés au stockage cloud de l’entreprise doit pouvoir évoluer avec le temps. Il faut donc une interface permettant de gérer les comptes : ajout, suppression et édition des différents comptes utilisateurs associés à un compte entreprise.

Les possibilités d’un telle interface change beaucoup d’un stockage en ligne à un autre. Certains permettent d’organiser les utilisateurs en équipes, ou d’associer directement certains droits à chaque utilisateur. Certains donnent accès à un historique des opérations effectuées par l’utilisateur, etc.

Interfaces d’accès aux fichiers

La synchronisation de fichiers et la possibilité d’y accéder à tout moment est un des besoins clés auquel répond le stockage en ligne.

Il est important donc de prêter attention aux systèmes compatibles avec le stockage cloud que vous choisirez. Par exemple, si certains ordinateurs de votre entreprise fonctionne avec Linux, il serait dommage de ne pas sélectionner un fournisseur qui propose une application compatible avec Linux.

Partage de fichiers

Dans le cadre d’une entreprise, le partage de fichiers devient plus sensible que dans pour les simples fichiers qu’on s’envoit entre amis ou en famille.

Certaines fonctionnalités habituellement inutiles chez un particulier deviennent indispensables pour un stockage cloud professionnel. Cela provient notamment du fait que les fichiers peuvent être envoyés à des personnes extérieures à l’entreprise (clients, contacts, fournisseurs, etc.).

Voici quelques unes de ces fonctionnalités à ne pas sous-estimer en entreprise :

  • Protection des liens de partage par mot de passe. Ainsi, il ne suffit plus d’obtenir le lien pour pouvoir accéder aux fichiers ciblés, mais il faudra également entrer un mot de passe prédéfini.
  • Fixer une date limite de validité, au-delà de laquelle le lien ne fonctionnera plus.
  • Il est aussi utile d’obtenir des statistiques de consultation ou de téléchargement des fichiers partagés.
  • Lien d’upload. C’est l’inverse du lien de partage classique, car il permet à votre destinataire de vous envoyer un fichier (au lieu de lui permettre de le télécharger). Très pratique, cela à un de vos contacts de déposer un ou plusieurs fichiers sur votre espace de stockage en ligne. C’est extrêmement pratique lorsque vous avez besoin de recevoir certains documents, notamment si ceux-ci sont volumineux.

Chiffrement privé

Le chiffrement privé améliore la sécurité des données confiées chez le fournisseur de stockage cloud professionnel.

Chez beaucoup de services de stockages cloud, les données sont évidemment chiffrées avant d’être stockées sur les serveurs. Cela signifie qu’une personne mal intentionnée qui accède aux serveurs du stockage en ligne ne pourra lire vos données d’entreprise que s’il a auparavant trouvé et utilisé la clé de chiffrement permettant de déchiffrer les données.

Cependant, cette clé est stockée chez votre fournisseur de stockage en ligne, et vous n’avez donc pas de garantie que cela n’arrivera pas.

Ou encore plus simplement, cela signifie que le service de stockage lui-même ou ses employés peuvent accéder aux données et les déchiffrer, laissant un trou énorme dans la confidentialité des données.

Pour répondre à ce problème la solution est le chiffrement privé de bout-en-bout. Cette méthode de chiffrement suit le principe suivant :

  • La clé de chiffrement est créée et conservée par l’utilisateur (l’entreprise ici) et ne quitte pas celui-ci. Lorsque les données quittent votre appareil pour être transférées sur les serveurs de stockage, elles ont déjà été chiffrées. Concrètement, la clé n’est jamais stockée chez le fournisseur de stockage en ligne, et celui-ci ne manipule jamais de données lisibles. Ainsi, tant que vous restez en possession de la clé, seul vous pouvez consulter le contenu des fichiers stockés chez votre fournisseur de stockage en ligne.
  • Un des soucis que pose le chiffrement privé est qu’il met une responsabilité sur vos épaules. Vous seul possédez la clé de chiffrement. Si vous la perdez, vous serez incapable de déchiffrer à nouveau vos données et elles seront perdues. C’est le prix de cette sécurité.

Encore trop peu de stockages cloud intègrent cette fonctionnalité pourtant intéressante.

Quantité d’espace de stockage cloud professionnel

Les offres de stockages en ligne professionnelles entrent généralement dans l’une des deux catégories suivantes :

  • Espace global partagé entre tous les utilisateurs. Il s’agit ici d’un espace de stockage qui contient toutes les données d’entreprises synchronisées en ligne. L’espace de stockage n’est pas alloué à un utilisateur en particulier, mais à tous. Il est toutefois possible pour l’administrateur de gérer les autorisations de chaque utilisateur à accéder à tel ou tel fichier. Parfois, l’espace de stockage est potentiellement “illimité” (mais le fournisseur de stockage en ligne peut décider si l’usage est raisonnable ou non).
  • Espace individuel de stockage pour chaque utilisateur. Dans ce cas de figure, chaque utilisateur possède un espace de stockage qui lui est propre. Il pourra bien sûr facilement partager ses fichiers avec d’autres utilisateurs, mais il en est le propriétaire.

Le choix entre ces deux modes de fonctionnement dépend fortement de l’activité de l’entreprise, et la manière dont les données devront être propres à chacun ou centralisées.

Tarifs et périodes d’essai

La question des tarifs est naturellement essentielle pour une entreprise. Un responsable d’entreprise sera sans doute frileux à l’idée de s’engager sur le long terme sur un service qu’il ne connaît pas bien.

Heureusement, la plupart des fournisseurs importants de stockage en ligne pour entreprises ont bien compris cela. Ils proposent donc généralement une période d’essai gratuite, de 2 semaines à un mois généralement, qui permettra de tester intensivement le service avant de vous engager.

Les meilleurs stockages en ligne professionnels

pCloud

Comme toujours, l’entreprise suisse pCloud est une des premiers choix pour le stockage en ligne, professionnel ou non.

Leur offre pour les entreprises a tous les avantages du stockage en ligne Premium pour particulier, auxquels s’ajoutent quelques points intéressants :

  • pCloud Crypto, l’option permettant de créer un dossier dont tout le contenu subira un chiffrement privé est ici incluse gratuitement (et non payante comme dans les offres pour particuliers). Cela permet de ne pas payer pour une sécurité et une confidentialité accrues.
  • Les partages de liens ont toutes les fonctionnalités nécessaires dans un cadre professionnel.
    • Mot de passe de protection des liens de partage.
    • Date d’expiration de partage.
    • Liens d’upload, un moyen très professionnel de permettre à vos contacts extérieurs à l’entreprise de déposer des fichiers sur votre espace de stockage.
    • Personnalisation de la page de partage d’un fichier pour s’adapter au visuel de votre entreprise.
    • Le trafic de téléchargement autorisé pour les partages est global au compte et dépend du nombre d’utilisateurs (1 To de trafic par utilisateur et par mois). Ainsi, une entreprise ayant 10 utilisateurs aura une autorisation de trafic de téléchargement des partages de 10 To par mois.
  • Une taille de fichier illimitée, vous ne serez donc pas limité si votre entreprise manipule des fichiers particulièrement lourds.
  • Avec l’offre d’essai gratuite, vous pourrez utiliser un compte illimité Business pendant 30 jours et pour 5 utilisateurs. Ce mois gratuit ne sera pas facturé, même si vous décidez de continuer ensuite avec pCloud Business. 
  • En termes de gestion d’utilisateurs, l’interface d’administration donne au propriétaire du compte (et aux utilisateurs ayant les droits suffisants) accès à un certain nombre d’informations sur chaque utilisateur. Ces “registres” contiennent par exemple, les appareils que chaque utilisateur a utilisé pour se connecter au service, ses fichiers, etc. Vous pourrez également fixer les droits de partage et d’administration de chaque utilisateur. Il y a également une gestion d’équipes, d’administration, de facturation pratiques.
  • Les moyens de paiement sont classiques : Cartes de paiement, PayPal ou virements.

Le formulaire de création d’un compte Business vous demandera tout d’abord les informations sur l’utilisateur qui sera propriétaire du compte (cet utilisateur ne pourra pas être supprimé), puis sur l’entreprise (nom, téléphone, nombre d’utilisateurs) et la facturation souhaitée (mensuel ou annuel, moyen de paiement choisi). Notez que ces informations de facturation ne seront pas utilisées les 30 premiers jours, qui sont gratuits.

Formulaire d'inscription à pCloud Business.
Le formulaire d’inscription pour pCloud Business : détails d’entreprise, nombre d’utilisateurs et méthode de paiement.

Tarifs de l’offre pCloud pour entreprises 

Le prix augmente pour chaque utilisateur de votre compte pCloud Business, selon une facturation mensuelle ou annuelle (20% d’économies dans ce dernier cas) :

  • 95,88 € / an par utilisateur pour une facturation annuelle (soit 7,99 € / mois / utilisateur)
  • 119,88 € / an par utilisateur pour une facturation mensuelle (soit 9,99 € / mois / utilisateur).

Notez qu’il faut un minimum de 3 utilisateurs pour bénéficier d’un compte pCloud professionnel.

Le stockage de votre compte Business est illimité. Une certaine quantité d’espace vous est allouée au départ, en fonction du nombre d’utilisateurs. Mais vous pouvez ensuite simplement faire une demande via l’interface pour obtenir plus d’espace. Le principe est de rapidement justifier le besoin de stockage supplémentaire pour éviter les abus.